Du hast dein Bauprojekt fest im Griff, doch sobald es um die Bestandsdokumentation auf der Baustelle geht, beginnt der Ärger. Wieder fordert der Planer, dass du sämtliche Änderungen in die Bestandsunterlagen einpflegst, ganz egal, wie umfangreich diese geworden sind.
Du stehst vor der Aufgabe, alles lückenlos zu dokumentieren, ohne zu wissen, wie viel Zeit und Aufwand tatsächlich auf dich zukommen. Viele verdrängen die Herausforderung, bis sie am Ende auf den Kosten sitzen bleiben. Wer das Thema Bestandsdokumentation im Bau nicht richtig angeht, hat schnell das Gefühl, für andere mitzuarbeiten, ohne dass es honoriert wird.
- Bestandsdokumentation wird oft zur Kostenfalle, wenn Leistungen nicht klar definiert sind:
Planer und Architekten versuchen, zusätzliche Aufgaben wie die Fortschreibung der Ausführungsplanung in die Bestandsdokumentation zu schieben – häufig ohne gesonderte Vergütung.
- Pauschale Vereinbarungen bieten keine Sicherheit für Mehrleistungen:
Leistungsverzeichnisse und Verträge enthalten oft nur rudimentäre Vorgaben zur Bestandsdokumentation. Wer nicht jede Änderung belegt und rechtzeitig Nachträge anmeldet, bleibt auf seinen Kosten sitzen.
- Lückenlose Dokumentation und konsequente Nachtragsführung sichern deinen Anspruch: Nur wer alle Abweichungen sauber erfasst, Nachweise sammelt und Nachträge systematisch durchsetzt, schützt sich vor unbezahlter Mehrarbeit und rechtlichen Nachteilen.
Die Tricks der Planer
Im Baualltag versuchen Planer oder Architekten immer wieder, ihre eigenen Aufgaben auf dich als ausführendes Gewerk abzuwälzen. Neue Anforderungen oder zusätzliche Änderungen landen gerne mal in der Bestandsdokumentation. Dabei werden aus einer pauschalen Vereinbarung plötzlich unverhältnismäßig viele Sonderwünsche.
Wer hier nicht genau hinsieht, liefert unbezahlte Arbeit. Im schlimmsten Fall steht dann auch noch ein Anwalt auf der Matte, der jede Lücke in deiner Dokumentation gnadenlos ausnutzt. Viele kennen das Gefühl, dass sie am Ende alle Unterlagen liefern sollen, während andere sich aus der Verantwortung ziehen.
Typische Folgen, wenn du dich nicht absicherst:
- Du erledigst Aufgaben, die eigentlich in der Verantwortung von Planern oder Architekten liegen.
- Die Anforderungen werden immer umfangreicher, ohne zusätzliche Vergütung.
- Fehlende Dokumentation kann im Streitfall zu finanziellen Nachteilen führen.
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Was bedeutet Bestandsdokumentation am Bau wirklich für dich?
Bestandsdokumentation am Bau umfasst alle Unterlagen, die den realen Zustand eines Bauvorhabens nach Abschluss der Arbeiten abbilden. Dazu gehören Pläne, Nachweise und Dokumentationen sämtlicher Änderungen. Viele unterschätzen, wie oft im Verlauf eines Projekts neue Anforderungen entstehen.
Das größte Problem entsteht, wenn Absprachen unklar sind und am Ende Beweise dafür fehlen, dass du alle geforderten Unterlagen geliefert hast. Wer die Bestandsdokumentation auf die leichte Schulter nimmt, steht oft ohne Grundlage da, wenn es um Nachforderungen oder Streitigkeiten geht.
Die Pauschalfalle: Wenn „alles inklusive“ plötzlich alles bedeutet
Im Leistungsverzeichnis taucht meist ein Pauschalbetrag für die Bestandsdokumentation auf. Doch kaum ist der Vertrag unterschrieben, wird aus „ein bisschen dokumentieren“ eine umfassende Nachbearbeitung. Plötzlich sollst du jede noch so kleine Änderung übernehmen, obwohl das bei Vertragsabschluss nicht absehbar war. Wer jetzt nachgibt, arbeitet de facto kostenlos für andere mit. Viele denken, das passt schon – bis die Liste der Anforderungen länger wird und der eigene Aufwand explodiert.
Merke: Wer pauschale Vereinbarungen ungeprüft akzeptiert, riskiert, am Ende auf unvergüteter Mehrarbeit sitzenzubleiben.
Planertricks: Immer mehr Arbeit, keine Wertschätzung
Es ist ein bekanntes Spiel: Planer und Architekten erweitern laufend ihre Ansprüche an die Bestandsdokumentation für den Bau. Sie fordern, dass du Ausführungsplanungen fortschreibst, Änderungen übernimmst und Dokumentationen laufend anpasst. Besonders frustrierend ist es, wenn du für Fehler und Versäumnisse anderer haftbar gemacht wirst. Während du dich um die Umsetzung kümmerst, wächst die Liste der Aufgaben, ohne dass dafür zusätzliche Vergütung vorgesehen ist.
Verträge und Rechte: Was steht wirklich im Vertrag?
Viele verlassen sich darauf, dass alles geregelt ist. Doch die Bestandsdokumentation ist vertraglich häufig nur oberflächlich beschrieben. Im Detail regelt die VOB/C im Abschnitt 4.2, welche Leistungen tatsächlich als besondere Leistung gelten und welche als Grundleistung des Planers zählen. Hier verstecken sich häufig Mehrleistungen, die du sehr wohl nachverhandeln kannst.
Wer hier nicht klar differenziert, verliert bares Geld. Die meisten verlieren den Überblick und merken erst zu spät, dass sie für Arbeiten herangezogen werden, die eigentlich der Planer übernehmen müsste.
Merke: Wer seine Rechte und Vertragsinhalte nicht genau kennt, läuft Gefahr, für fremde Leistungen aufzukommen und eigene Ansprüche zu verschenken.
Nachträge und Beweise: So kommst du zu deinem Geld
Nur wer jede Änderung sauber dokumentiert, hat überhaupt eine Chance auf eine Vergütung zusätzlicher Leistungen bei der Bestandsdokumentation. Im Alltag werden Aufmaße, Stundenzettel und Protokolle oft stiefmütterlich behandelt.
Viele hoffen, es wird schon niemand nachfragen. Doch sobald der Auftraggeber oder ein Anwalt den Nachweis fordert, fehlen die Unterschriften oder die Nachweise für die erbrachten Leistungen. Projektleiter und Bauleiter sollten deshalb immer darauf achten, dass alle Änderungen lückenlos erfasst werden.
Praktische Maßnahmen für deine Sicherheit:
- Schule dein Team im Umgang mit Nachtragsforderungen und Dokumentation.
- Dokumentiere jede Änderung mit Stundenzetteln und Protokollen.
- Lass dir alle Anpassungen am besten direkt bestätigen.
Bestandsdokumentation Bau: Schritt für Schritt gegen unbezahlte Mehrarbeit
Im Tagesgeschäft zeigt sich immer wieder: Wer Nachträge nicht rechtzeitig anmeldet, bleibt auf den Kosten sitzen. Es genügt nicht, nur auf Zuruf zu arbeiten. Jede Abweichung vom ursprünglichen Plan muss sauber dokumentiert und als Nachtrag angemeldet werden.
Wer sich nicht organisiert, wird dauerhaft mit Mehrarbeit konfrontiert, für die es keine Entlohnung gibt. Nur eine strukturierte Herangehensweise schützt vor Kostenfallen im Bereich der Bestandsdokumentation für den Bau.
Lass dir das Geld nicht entgehen!
Viele Betriebe geben sich damit zufrieden, immer mehr Aufgaben zu übernehmen, ohne dafür eine angemessene Vergütung zu erhalten. Wer konsequent Nachträge anmeldet und die Bestandsdokumentation als festen Bestandteil des Bauprojekts behandelt, sichert sich seinen Anspruch.
Mit continu-ING hast du einen Partner, der dir zeigt, wie du diesen Prozess systematisch in deinen Betrieb integrierst und so langfristig wirtschaftlicher arbeitest. Es ist Zeit, den Spieß umzudrehen und selbst die Kontrolle zu übernehmen.
FAQ
Was zählt alles zur Bestandsdokumentation?
Zur Bestandsdokumentation gehören alle Unterlagen, die den realen Zustand des Bauwerks nach Abschluss der Arbeiten zeigen. Dazu zählen Pläne, Nachweise, Protokolle und alle Änderungen während des Projekts.
Wer ist für die Bestandsdokumentation verantwortlich?
Die Verantwortung liegt meist beim ausführenden Unternehmen, allerdings nur im vertraglich wirksam vereinbarten Umfang. Oft versuchen Planer oder Architekten, ihre Aufgaben als zusätzliche Leistungen auf dich abzuwälzen.
Wie sichere ich meinen Anspruch auf Vergütung bei Mehrleistungen?
Dokumentiere jede Änderung sorgfältig und melde Nachträge immer zeitnah an. Nur so kannst du belegen, dass zusätzliche Arbeiten geleistet wurden und hast eine Grundlage für die Vergütung.
