Mindermengen nach VOB/B in öffentlichen Projekten systematisch abrechnen

Täglich schuften, sauber liefern – und am Ende fehlt Geld in der Schlussrechnung. In öffentlichen Projekten ist das kein Zufall, sondern System: Mengen weichen ab, Positionen werden gekürzt oder gestrichen, Einheiten verschieben sich in andere Lose. Wer Mindermengen nach VOB/B nicht positionsscharf auswertet und abrechnet, verschenkt Marge. Der Hebel liegt in § 2 Abs. 3 VOB/B: unter 90 % und über 110 % führen zur Preisfortschreibung – nach oben wie nach unten, aber immer positionsbezogen. Mit Methode werden aus stillen Verlusten prüffähige Forderungen.

Was VOB/B § 2 (3) praktisch bedeutet

• ⁠Mengen < 90 %: Anspruch auf Anpassung des Einheitspreises wegen fehlender Kostendegression/Deckungsbeitragseinbußen.
• Mengen > 110 %: Anspruch auf neue Preisbildung für den Mehrmengenanteil (zusätzlicher Aufwand, Rüst- und Taktverluste, Logistik).
• ⁠Mischfälle (mal mehr, mal weniger): positionsweise bewerten, nicht mit der Gesamtsumme glattziehen.
• ⁠Öffentliche Auftraggeber: verlangen prüffähige Herleitung (Urkalkulation/Ansatzkette, Zeit-/Geräteansätze, Zuschläge).

Diese Zahlen sind keine Ausnahme, sondern der Normalfall, wenn Stillstände nur „informell“ laufen. Die Mechanik dahinter ist simpel: Kosten laufen, Erlöse pausieren. Wer das nicht systematisch dokumentiert, bezahlt den Stillstand bar – täglich.

Warum öffentliche Projekte besonders kritisch sind

• Aufmaßdisziplin: REB-konform, nachvollziehbar, dokumentiert – jede Abweichung wird geprüft.
• Vergabe-/Haushaltsrecht: keine „Goodwill“-Zahlungen; nur sauber begründete Ansprüche werden angeordnet.
• Schnittstellenrisiko: Planänderungen, Umplanungen und Losgrenzen erzeugen schnell Mengenverschiebungen.
• Dokumentationslast: ohne klare Herleitung aus Urkalkulation + Ausführung entsteht kein Zahlungsfluss.

Übersetzt: Je besser die Systematik, desto schneller die Anerkennung – und desto geringer der Streitanteil.

System statt Bauchgefühl: Der 6-Schritte-Prozess

1) Daten ziehen

• Leistungsübersicht/LV (vergebene Positionen), aktuelle Planstände, Aufmaßblätter (REB), Nachtragsliste.
• ⁠Zeitachse: wann wurde was geändert/gestrichen/verschoben?

2) Mengensaldo je Position bilden

• Vergabenmenge vs. Schlussaufmaß.
• Ampel: < 90 % (rot), 90–110 % (grün), > 110 % (orange).
• Mischfälle je Position ausweisen (nicht zusammenwerfen).

3) Kalkulationsbasis sichern

• Urkalkulation/Ansatzkette: Lohnminuten je Einheit, Gerätestunden, Material, BGK/AGK, Wagnis & Gewinn.
• Bei fehlender Urkalkulation: Bausteinpreise (Standardzeiten + Gerätesätze) als Sekundärnachweis dokumentieren.

4) Preisfortschreibung ableiten

• < 90 %: Einheitspreisverlust begründen (fehlende Serien-/Rüstvorteile, Fixkostenanteile, BE-Vorhaltung).
• > 110 %: Mehrmengenanteil mit neuem EP (zusätzliche Rüst-/Logistikzeiten, Engpassgeräte, Taktbruch).
• ⁠Mischpositionen: Basismenge 90–110 % belassen, Unter- und Überanteile separat fortschreiben.

5) Prüffähige Unterlagen erstellen

• Positionstabelle mit: LV-Nr., Kurztext, Vergabenmenge, Schlussmenge, Abweichung, Berechnung alter/neuer EP, Begründungssatz.
• Anlagen: Urkalk-Auszug, Zeit-/Gerätenachweise (typisiert), Plan-/Protokollhinweise.

6) Forderung stellen – nicht bitten

• Schriftlich mit Frist: „Preisfortschreibung gem. VOB/B § 2 (3)“.
• Teilweise im Abschlag (rollierend), Rest in der Schlussrechnung.
• Einwände positionsweise entkräften (keine „Gesamtnetto“-Diskussion zulassen).

Die Kernbotschaft: Anzeigen ohne Abrechnung bringen nichts. Dokumentation und Anspruchsstellung sind die einzige Versicherung gegen Liquiditätsabfluss.

So sieht prüffähige Begründung aus (Formulierungshilfen)

a) Unter 90 % – Verlust der Kostendegression

„Bei LV-Pos. 2.15 wurde statt 1.000 m nur 740 m ausgeführt (74 %). Die kalkulierte Serienleistung und die Verteilung der Rüst-/Fixkosten (BE-Vorhaltung, Gerätebereitstellung, Kolonnenanfahrt) sind nicht erreicht. Der Einheitspreis ist daher gem. § 2 (3) neu zu bestimmen. Herleitung siehe Anlage: Lohnmin. 6,4 min/m, Geräteeinsatz 0,08 h/100 m, BGK/AGK-Anteil reduziert nicht linear.“

b) Über 110 % – neuer EP für den Mehrmengenanteil

„LV-Pos. 4.31: 1.000 Stk. → 1.320 Stk. (132 %). Der Mehrmengenanteil von 220 Stk. ist mit neuem EP anzusetzen. Zusätzlicher Aufwand: Taktunterbrechungen in Abschnitten C/D, zusätzliche Zwischenlagerung, Engpassgerät (Scherenbühne) mit Mindestabnahme. Zeit- und Gerätekalkulation siehe Anlage.“

c) Mischfall

„LV-Pos. 5.10: Schlussmenge 88 % (Untermenge) bei Teilbereich A; Teilbereich B +15 % (Mehrmenge). Bewertung positionsgleich, aber anteilig: Untermenge A mit EP-Anhebung, Mehrmenge B mit EP-Neubildung; Basismenge unverändert.“

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Kleine Rechenbeispiele (vereinfachte Logik)

• Untermenge: EP vergeben 25,00 €/m. Schlussmenge 74 % → höhere Stückkosten je m, weil BE/Anfahrt/Rüstzeiten nicht skalieren. Neuer EP (hergeleitet) 29,40 €/m. Differenz 4,40 €/m × ausgeführte 740 m = 3.256 € zusätzlich.
• •⁠  ⁠Übermenge: EP vergeben 18,00 €/Stk. Mehrmengenanteil 220 Stk. mit zusätzlichem Rüst-/Logistikaufwand → neuer EP 20,60 €/Stk. Zusatzerlös 2,60 € × 220 Stk. = 572 €.
• •⁠  ⁠Mischfall: Basismenge bleibt 18,00 €/Stk., Unter- und Überanteil separat bewertet → sichtbare, prüffähige Salden.

Ziel ist Transparenz: Position für Position, nicht „Glattzug“ auf Summenebene.

Typische Einwände – und die passende Antwort

• ⁠„In Summe passt’s doch.“ → VOB/B bewertet positionsbezogen, nicht nach Gesamtnetto. Eine Mehrmenge in Pos. A darf nicht den Verlust aus Pos. B neutralisieren.
• „Ihr hättet günstiger einkaufen können.“ → Es geht um Herstellkosten, nicht Einkaufslotterie. Fixkosten und Rüstzeiten verhalten sich nicht linear.
• „Kein Bautagebuch, kein Anspruch.“ → Für § 2 (3) ist das Aufmaß entscheidend. Bautagebuch hilft, ist aber nicht Anspruchsvoraussetzung.
• ⁠„Zu spät vorgebracht.“ → Preisfortschreibung gehört in den Abschlag oder spätestens in die Schlussrechnung; Verjährung regelmäßig 3 Jahre (vertragsspezifisch prüfen).

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Ablaufplan für die Schlussrechnung (öffentliche Auftraggeber)

1. ⁠Positionsliste mit Ampel ( < 90 %, 90–110 %, > 110 %).
2. Anlage Kalkulationslogik (Urkalk/Ansatzkette bzw. Bausteinzeiten + Gerätesätze).
3. ⁠Fortschreibungsblatt je Position (Zahlen + Begründungssatz).
4. Deckblatt: Summe Unter-/Übermengen, ohne Verrechnung auf Gesamtlos.
5. Fristsetzung zur Zahlung/Einwendung (z. B. 14 Kalendertage).
6. ⁠Rollierende Strategie: was der Abschlag nicht löst, geht in die Schlussrechnung – sauber getrennt.

Mindset: Vom „passt schon“ zur Marge mit Methode

Mindermengen sind kein Schicksal, sondern Rechenarbeit. Wer die VOB/B-Logik konsequent anwendet, holt Geld zurück, das längst „still“ verloren ist. Entscheidend ist Konsequenz: Aufmaß ernst nehmen, Positionen sauber fortschreiben, Forderung stellen. Öffentliche Auftraggeber erwarten Prüffähigkeit – liefern lässt sich das mit einer strukturierten Mappe in wenigen Stunden, wenn die Bausteine stehen.

Fazit

Mindermengen nach VOB/B sind keine Randnotiz – sie sind ein Ergebnishebel. Wer positionsweise rechnet, sauber begründet und konsequent einfordert, verwandelt stille Verluste in prüffähige Erlöse. Öffentliche Projekte zahlen diszipliniert – wenn die Unterlagen stimmen. Ab heute gilt: Scannen, fortschreiben, fordern.

Jetzt die letzten fünf öffentlichen Projekte auf < 90 % und > 110 % scannen. Pro Position entscheiden, fortschreiben, einreichen – ohne Gesamtsummen-Tricks. Wer System und Vorlagen braucht: Prozesse, Zeit-/Gerätebausteine und Musterschreiben aufbereiten, damit Mindermengen künftig automatisch Geld bringen statt Marge zu fressen.