Wie detaillierte Kalkulationen den Weg für erfolgreiche Projekte ebnen

Dein Gebot für einen öffentlichen Bauauftrag war erfolgreich und du hast den Zuschlag erhalten oder bist zumindest in der engeren Auswahl? In diesem Fall fordert der Auftraggeber häufig eine Aufgliederung der Einheitspreise mit dem Einheitlichen Formblatt 223, kurz EFB 223 genannt. Damit möchte er sicherstellen, dass du deine Kalkulation vollständig und transparent darlegen kannst.

Auch wenn das EFB 223 im Vergabeprozess von Bauprojekten nicht die größte Relevanz wie etwa das EFB 221 (interne Verlinkung auf entstehenden Blogartikel „EFB 221“) hat, kommt ihm dennoch eine gewisse Bedeutung zu. Erfahre in diesem Blogartikel, welchen Nutzen das EFB 223 hat und wie du es richtig verwendest, um beispielsweise Nachträge argumentativ zu untermauern.

EFB 223: Eine kurze Definition

Was ist das EFB 223?

Das Formblatt EFB 223, (Aufgliederung der Einheitspreise) ist ein entscheidendes Werkzeug im Prozess der öffentlichen Vergabe, das zur detaillierten Darstellung und Bewertung der Kalkulationsbestandteile der Einheitspreise in Bauaufträgen dient. Es wird vom beauftragten Handwerksunternehmen auf Wunsch des Auftraggebers ausgefüllt.

Seit dem 1. August 2019 ist die Anwendung des EFB 223 im Rahmen des Vergabe- und Vertragshandbuchs (VHB-Bund, Ausgabe 2017) vorgeschrieben. Es ermöglicht den Auftraggebern, die Zusammensetzung der Angebotssumme zu überprüfen, indem es eine klare und detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Preisbestandteile fordert. 

Eine Prüfung des EFB 223 ermöglicht Auftraggebern und Architekten, die Angebotskalkulation genau zu überprüfen, um sicherzustellen, dass diese weder Mischkalkulationen noch sittenwidrige Preisgestaltungen enthält.

Durch die Verwendung des EFB 223 können somit Transparenz und Fairness im Vergabeprozess erhöht werden, indem es eine fundierte Grundlage für die Bewertung der Angebote bietet. Besonders relevant wird dies nicht nur bei der Bewertung des ersten Angebots, sondern auch bei der Bewilligung von Nachträgen.

Die Inhalte des Einheitlichen Formblatts 223 im Überblick

Das EFB 223 spielt eine zentrale Rolle in der transparenten und detaillierten Darstellung der Kalkulationsgrundlagen bei Bauaufträgen. Durch die präzise Aufgliederung der Einheitspreise bietet es eine solide Basis zur Bewertung und Prüfung. 

Was ist ein Einheitspreis?

Ein Einheitspreis ist der festgelegte Preis für eine definierte Mengeneinheit einer Bauleistung oder eines Baumaterials, wie er in Bauverträgen vereinbart wird. Dieser Preis wird verwendet, um die Gesamtkosten für die jeweilige Leistung zu berechnen, indem der Einheitspreis mit der tatsächlich ausgeführten Menge multipliziert wird.

Die spezifischen Anforderungen des Formblatts 223 umfassen:

  • Ordnungszahlen und Kurzbezeichnungen: Jede Position im Leistungsverzeichnis wird klar identifiziert, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.
  • Mengen und Mengeneinheiten: Für jede Teilleistung werden die vorgesehenen Mengen angegeben, was die Grundlage der Kalkulation bildet.
  • Zeitansätze: Der Arbeitszeitaufwand für die Ausführung der Teilleistungen wird erfasst, um Lohnkosten präzise zu berechnen.
  • Teilkosten: Die Kosten für Löhne, Stoffe, benötigte Geräte und andere Aspekte werden detailliert aufgeführt. 
  • Zuschläge: Zudem werden Zuschläge für Gemeinkosten (BGK und AGK) sowie für Wagnis und Gewinn (G) je Mengeneinheit der Teilleistungen angegeben.

Diese detaillierte Darstellung ermöglicht es, die Kalkulation hinter den Einheitspreisen zu verstehen und deren Angemessenheit zu beurteilen. 

Vorgaben zum EFB 223: Staffelung nach Auftragsvolumen

Wie umfangreich das EFB 223 genau sein muss, wird anhand einer speziellen Staffelung je nach Auftragsvolumen festgelegt. Sie soll die Prüfbarkeit und Vergleichbarkeit der Angebote gewährleisten, ohne die Bieter mit unverhältnismäßigem Aufwand zu belasten. 

Dabei gilt: Bei einer Angebotssumme von mehr als 50.000 € wird die Aufgliederung nur für wichtige, preisbestimmende Teilleistungen gefordert. Bei Angebotssummen von über 100.000 € verlangt der Auftraggeber in der Regel eine vollständige Aufgliederung aller Teilleistungen. Die Festlegung, welche Teilleistungen als wichtig gelten, obliegt dabei dem Ausschreibenden.

Expertentipp:

Durch den Einsatz von Kalkulationssoftware kann der Aufwand für die Erstellung der Aufgliederung nach EFB 223 minimiert werden.

Das EFB 223 und seine Rolle bei Nachträgen

Das Formblatt EFB 223 erfüllt sowohl im ursprünglichen Vergabeprozess als auch im Kontext von Nachträgen während der Bauausführung eine wesentliche Funktion. Denn nach der Erteilung des Zuschlags basierend auf der im EFB 221 dargelegten Kalkulation und dem Beginn der Bauarbeiten kann es zu Projektabweichungen kommen, die Nachträge für zusätzliche Leistungen notwendig machen.

Diese können eine Erhöhung des Auftragsvolumens und somit eine Auftragserweiterung bedeuten, was wiederum Auswirkungen auf den Zeitpunkt der Abnahme haben kann. In solchen Fällen dient das zum Baubeginn ausgefüllte EFB 223 als entscheidender Nachweis der ursprünglichen Kalkulation und unterstützt die Geltendmachung von Nachtragsansprüchen.

Auch infolge einer Änderung der beauftragten Leistungen kann ein Nachtrag erforderlich sein, der von der EFB 223 untermauert wird. Zudem können Handwerksbetriebe auf diesem Weg den Nachweis erbringen, dass Änderungen der Einheitspreise aufgrund von Projektstörungen auf einer soliden und nachvollziehbaren Kalkulationsbasis beruhen. 

Das EFB 223 stärkt somit die Position der Auftragnehmer bei der Beantragung von Nachträgen, indem es die Transparenz der ursprünglichen Preisgestaltung untermauert. Auftraggeber können durch die Einblicke in die detaillierte Kalkulation besser nachvollziehen, auf welcher Grundlage die ursprünglichen Einheitspreise und somit auch die angepassten Preise bei Nachträgen kalkuliert wurden.

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Datenschutz und Vertraulichkeit im Umgang mit dem EFB 223

Im Gegensatz zu den Formblättern EFB 221 und 222, die der Bieter bereits bei der Angebotserstellung vorlegt, wird das EFB 223 gezielt von jenen Bietern angefordert, deren Angebote nach der ersten Prüfung als besonders aussichtsreich gelten. Auch der Fall, dass der Zuschlag bereits erteilt wurde und anschließend das EFB 223 angefordert wird, ist möglich.

Dieses Verfahren gewährleistet, dass detaillierte Kalkulationsinformationen nur dann eingeholt werden, wenn ein Angebot realistische Chancen auf den Zuschlag hat. Das hat Gründe des Datenschutzes und der Vertraulichkeit, denn ihre sensiblen Geschäftsinformationen sollten Bieter nur dann mit der Vergabestelle teilen, wenn die Situation aussichtsreich ist.

Die im VHB-Bund (Stand 2019) festgelegten Richtlinien betonen die Wichtigkeit des vertraulichen Umgangs mit den Informationen aus dem Formblatt 223. Es wird klargestellt, dass diese Daten ausschließlich Personen zugänglich gemacht werden dürfen, die unmittelbar mit der Auswertung der Angebote betraut sind. Diese Regelung dient dem Schutz der Wettbewerbsfähigkeit der Bieter und der Integrität des Vergabeprozesses.

Fazit

Das Formblatt EFB 223 ist zentral für die Aufgliederung der Einheitspreise in Bauverträgen und spielt eine entscheidende Rolle im Initialprozess der Angebotsbewertung sowie Management von Nachträgen während der Bauphase. Es ermöglicht Auftraggebern und Architekten, die Angebotskalkulation auf Mischkalkulationen oder unangemessene Preisgestaltung hin zu überprüfen. 

Besonders im Kontext von Nachträgen beweist das EFB 223 auch für Handwerksbetriebe seinen Wert. Es macht die Grundlage der ursprünglichen Kalkulation nachvollziehbar und stellt somit eine solide Basis für die Argumentation von Änderungen im Auftragsvolumen dar.

Durch die detaillierte Darstellung der Kalkulationsansätze stärkt das EFB 223 das Vertrauensverhältnis zwischen den Vertragsparteien und trägt maßgeblich zur Konfliktvermeidung und effizienten Lösungsfindung bei. Insgesamt unterstreicht die Anwendung des EFB 223 die Bedeutung einer sorgfältigen und präzisen Kalkulation im Bauwesen.

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FAQ – häufig gestellte Fragen zum EFB 223

Was ist das Formblatt EFB 223 und wofür wird es verwendet?

Das EFB 223 ist ein Formblatt für die Aufgliederung der Einheitspreise in Bauverträgen. Es wird verwendet, um detaillierte Kalkulationsgrundlagen von Angeboten transparent zu machen. Es ermöglicht Auftraggebern und Architekten, die Angemessenheit von Angebotssummen und die Kalkulation von Nachträgen effektiv zu überprüfen und untermauert mögliche Nachträge des Handwerksbetriebs.

Wann ist die Vorlage des Formblatts EFB 223 erforderlich?

Die Vorlage des EFB 223 wird speziell von der Vergabestelle angefordert. Aus Gründen des Datenschutzes und der Vertraulichkeit wird es üblicherweise nur von Bietern, deren Angebote in der engeren Auswahl sind, verlangt. Es ist nicht standardmäßig bei jeder Angebotsabgabe vorzulegen, sondern nur auf ausdrückliches Verlangen.

Was beinhaltet das Formblatt EFB 223 im Detail?

Das EFB 223 beinhaltet eine detaillierte Aufschlüsselung der Einheitspreise, inklusive Ordnungszahlen, Kurzbezeichnungen der Teilleistungen, Mengen, Zeitansätze sowie die Auflistung der Teilkosten. Diese beziehen sich auf Löhne, Materialien, Geräte und andere Kosten, einschließlich der Zuschläge für Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn.

Wie unterstützt das EFB 223 Handwerker im Prozess der Nachtragsforderungen?

Das EFB 223 unterstützt bei Nachtragsforderungen, indem es als nachvollziehbarer Nachweis der ursprünglichen Kalkulation dient. Änderungen der Einheitspreise aufgrund von Projektabweichungen oder zusätzlichen Leistungen können auf Basis der im EFB 223 dargelegten Kalkulationen gerechtfertigt werden.

Wie wichtig ist Vertraulichkeit beim EFB 223?

Die im EFB 223 enthaltenen Informationen sind vertraulich zu behandeln, da sie detaillierte Einblicke in die interne Kalkulation des Bieters geben. Der vertrauliche Umgang schützt die Wettbewerbsfähigkeit der Bieter und stellt sicher, dass sensible Geschäftsinformationen nur den mit der Bearbeitung beauftragten Personen zugänglich gemacht werden.