Wenn sich ein Bauprojekt dem Ende neigt und der Auftragnehmer seine Leistungen erfüllt hat, kommt es zur Rechnungsstellung an den Auftraggeber. Damit diese nicht unangemessen ist oder auf falschen Berechnungen beruht, gibt es den Mechanismus der HOAI Rechnungsprüfung. Hierbei schaut sich der Fachplaner oder der Architekt die Rechnung an, um sie zu prüfen und anschließend grünes Licht für die Überweisung zu geben.
Damit die HOAI Rechnungsprüfung nicht zum Streitpunkt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird, sollten die zuständigen Akteure genau wissen, welche Rechte und Pflichten mit dieser Prüfung verbunden sind. Dieser Artikel richtet sich daher an Planungs- und Architekturbüros, die ihr Vorgehen bei der HOAI Rechnungsprüfung verbessern möchten.
Überprüfung und Kontrolle – Inhalte der HOAI Rechnungsprüfung
Für Fachplaner, Architekten und Planungsbüros nimmt die HOAI Rechnungsprüfung eine entscheidende Rolle im Rahmen der Objektüberwachung ein. Sie gewährleistet nicht nur die finanzielle Transparenz eines Projekts, sondern schützt auch den Bauherrn vor finanziellen Überzahlungen und fördert die Vertragstreue aller beteiligten Gewerke.
Die Prüfung der Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen sollte dabei sorgfältig und präzise durchgeführt werden. Im Detail umfasst die HOAI Rechnungsprüfung mehrere wichtige Aspekte:
Überprüfung der Leistungserbringung: Es wird kontrolliert, ob die abgerechneten Leistungen tatsächlich erbracht wurden und ob sie im Rahmen des Haupt- oder eines Zusatzauftrags vereinbart waren.
Kontrolle der Kalkulation: Die Abgleichung der berechneten Preise und Mengen mit den vertraglich vereinbarten Konditionen sowie die rechnerische Korrektheit der Rechnung sind essentiell.
Einbeziehung von Skonti und Rabatten: Es muss geprüft werden, ob alle vereinbarten finanziellen Konditionen wie Skonti, Rabatte und Sonderkonditionen korrekt in der Rechnung berücksichtigt wurden.
Berücksichtigung von Vorauszahlungen und Bürgschaften: Bereits geleistete Abschlagszahlungen und die Hinterlegung vereinbarter Bürgschaften müssen in die Prüfung einfließen.
Fälligkeit und Rechtmäßigkeit der Forderung: Es wird geprüft, ob die Forderungen fällig sind und ob der Bauherr Zurückbehaltungsrechte oder Gegenforderungen geltend machen kann.
Große Risiken bei fehlerhafter Rechnungsprüfung
Achtung an alle Architekten und Fachplaner: Die Rechnungsprüfung birgt auch Haftungsrisiken, insbesondere wenn aufgrund von Fehlern in der Prüfung Über- oder Unterzahlungen erfolgen.
Führt eine fehlerhafte Prüfung dazu, dass der Auftraggeber zu viel bezahlt und eine Rückforderung an den Bauunternehmer nicht möglich ist, kann es für dich zu Problemen kommen. Ebenso riskant ist eine auf fehlerhafter Prüfung basierende Empfehlung, eine zu hohe Summe zurückzuhalten, was zusätzliche Kosten verursachen kann.
Aufgepasst bei falscher Rechnungsstellung!
Die HOAI Rechnungsprüfung erfordert von Fachplanern und Architekten ein hohes Maß an Genauigkeit und Sorgfalt, um finanzielle und vertragliche Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Ein häufiges Problem in diesem Prozess ist die korrekte Handhabung der Rechnungsstellung durch die Auftragnehmer. Ein Beispiel dafür ist, wenn eine Rechnung fälschlicherweise direkt und ohne die erforderlichen Dokumente an den Fachplaner gesendet wird. Dies führt dazu, dass die Frist für die Zahlungsbewilligung noch nicht beginnt, da die Rechnung formal nicht korrekt eingereicht wurde.
Probleme treten auch oft auf, wenn Auftragnehmer sich nicht an vorgegebene Ordnungszahlen halten oder erforderliche Berechnungen und prüffähige Aufmaße nicht mitsenden. In solchen Fällen sollte der Fachplaner die Rechnung als nicht prüffähig kennzeichnen und an den Auftragnehmer zurücksenden.
Dies zwingt den Auftragnehmer, die Unterlagen korrekt nachzubereiten und erneut einzureichen. Erst dann kannst du damit beginnen, die HOAI Rechnungsprüfung ordnungsgemäß durchzuführen.
Klare Kommunikation mit dem Auftragnehmer verhindert Ärger bei der Rechnungsprüfung
Ein verbreitetes Problem unter Auftragnehmern ist das mangelnde Verständnis hinsichtlich der Anforderungen an eine VOB-konforme Rechnung und ein VOB-konformes Aufmaß. Um solche Schwierigkeiten zu vermeiden, ist es empfehlenswert, dass Fachplaner und Architekten bereits zu Beginn eines Projekts in einem Kick-Off-Gespräch klare Richtlinien mit dem Auftragnehmer vereinbaren.
In diesem Gespräch sollten die notwendigen Rechnungsdokumente sowie die Qualität und Quantität der erforderlichen Unterlagen präzisiert und zu Protokoll gegeben werden. Es ist ratsam, diese Anforderungen vertraglich festzuhalten, um spätere Diskrepanzen zu vermeiden.
Durch solche vorbeugenden Maßnahmen können Fachplaner sicherstellen, dass sie von ihren Auftragnehmern prüffähige Unterlagen erhalten. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand im Büro, sondern trägt auch dazu bei, dass der Auftragnehmer Verfahren und Anforderungen besser versteht und zukünftige Projekte reibungsloser ablaufen.
Durch die Einhaltung dieser Praktiken wird die Effizienz der Rechnungsprüfung signifikant gesteigert, was letztendlich zu einer Beschleunigung der gesamten Bauabwicklung und einer Kostenreduktion führt.
Du möchtest mehr über Probleme und Lösungen bei der HOAI Rechnungsprüfung erfahren? In diesem Praxisvideo erklärt dir Continu-ING Gründer und VOB.de Autor Andreas Scheibe, wie du mit Fällen von fehlerhafter Rechnungsstellung durch den Auftragnehmer idealerweise umgehst.
Fazit
Die Rechnungsprüfung im Rahmen der HOAI, speziell in den Leistungsphasen 8 und 9, trägt maßgeblich zur Sicherstellung einer korrekten und transparenten finanziellen Abwicklung von Bauprojekten bei. Fachplaner, Planungsbüros und Architekten müssen sicherstellen, dass alle Rechnungen präzise geprüft werden – von der rechnerischen Richtigkeit bis zur Einhaltung aller vereinbarten Konditionen.
Eine sorgfältige HOAI Rechnungsprüfung minimiert das Risiko von Überzahlungen und fördert eine gerechte und effektive Zahlungsabwicklung. Bei nicht prüffähigen Rechnungen ist es entscheidend, dass diese schnellstmöglich zurückgewiesen und korrigiert werden, um Verzögerungen und finanzielle Unstimmigkeiten zu vermeiden.
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FAQ – häufig gestellte Fragen zur HOAI Rechnungsprüfung
Welche Leistungsphase ist die Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung ist Teil der Leistungsphase 8 nach HOAI, die sich mit der Objektüberwachung beschäftigt. Diese Phase beinhaltet die Überwachung der Bauausführung und die dazugehörigen administrativen Aufgaben. Die HOAI Rechnungsprüfung kann bis in die neunte und letzte Phase des HOAI Bauablaufs hineinreichen.
Was beinhaltet eine HOAI Rechnungsprüfung?
Eine HOAI Rechnungsprüfung umfasst die Überprüfung der rechnerischen Richtigkeit der Rechnung, die Kontrolle, ob die in Rechnung gestellten Leistungen erbracht und vereinbart waren, und die Abgleichung von Preisen und Mengenangaben mit den vertraglichen Vereinbarungen. Zudem wird geprüft, ob Abschlagszahlungen, Skonti, Rabatte und bürgschaftliche Sicherheiten korrekt berücksichtigt wurden.
Wie lange Zeit zur Rechnungsprüfung?
Die Zeit zur Rechnungsprüfung ist im Rahmen der HOAI nicht strikt definiert, sollte jedoch zügig erfolgen, um den Baufortschritt nicht zu verzögern. Üblicherweise wird eine Frist von 2 bis 4 Wochen als angemessen betrachtet, um eine Rechnung zu prüfen und entsprechend zu bearbeiten.
Was kann ich tun, wenn eine Rechnung nicht prüffähig ist?
Wenn eine Rechnung nicht prüffähig ist, sollte sie vom Fachplaner oder Architekten als solche gekennzeichnet und mit einer detaillierten Begründung an den Auftragnehmer zurückgesendet werden. Es ist wichtig, darauf zu bestehen, dass der Auftragnehmer die fehlenden oder fehlerhaften Informationen korrigiert und eine neue, prüffähige Rechnung einreicht. Dies sichert eine transparente und vertragsgerechte Abwicklung.
